Il vero “segretario digitale” che hai sempre sognato: flessibile, a prova di guasti e operativo 24 ore su 24, 7 giorni su 7
Te la dico in parole semplici: il Centralino Virtuale sta alla tua linea telefonica aziendale come Netflix sta alla tua videoteca personale.
Ora seguimi perché una spiegazione così chiara e con parole così semplici non la troverai da nessun’altra parte (in genere sono complesse conferenze ingegneristiche di informatici che parlano arabo).
Voglio davvero parlare terra-terra, anche a costo di tralasciare qualche dettaglio tecnico che capirebbero i soli esperti di IT.
Hai mai avuto il salotto ingombrato da pile e pile di videocassette, DVD e Blu-Ray con i tuoi film preferiti e i cartoni animati dei tuoi bambini?
Paragonati alla comodità e funzionalità di una piattaforma digitale come Netflix, sai perfettamente che avere i film su supporti fisici in casa ormai è un’abitudine per soli collezionisti, ansiosi di avere in mano “il pezzo di plastica”.
I problemi delle montagne di cassette o dischi sono svariati
Solo per citare i più noti:
- Rubano spazio in casa tua
- Accumulano polvere che qualcuno deve pulire con regolarità
- Richiedono mobili dedicati o si accumuleranno a casaccio sopra ogni superficie
- La qualità si deteriora nel tempo, per il semplice invecchiamento dei materiali
- Possono rompersi o danneggiarsi – e tanti saluti al tuo film preferito proprio quando volevi vederlo
- Hai bisogno anche di un “pezzo di ferro” per vedere il contenuto, con ulteriori costi, grovigli di cavi e ingombri
- Non esistono “upgrade” o aggiornamenti. Dopo qualche anno, la tecnologia che usi per vedere i film diventa obsoleta e devi sostituirla.
Invece, con una piattaforma online e digitale come Netflix non hai nessuno di questi problemi: la qualità è sempre massima, l’ingombro fisico e lo sporco in casa tua sono pari a zero, hai molte più funzionalità (come il suggerimento di titoli basati sui tuoi gusti), nel piccolo canone mensile è tutto incluso, riceve continue migliorie e nuovi titoli di continuo…
…e alla fine l’unica cosa di cui hai bisogno per sfruttare questo servizio è una connessione internet che comunque avresti già.
Per il Centralino Virtuale la situazione è quasi identica
I vecchi centralini “fisici” stanno andando in pensione a ritmi vertiginosi, surclassati da ogni punto di vista dalle nuove tecnologie basate su Cloud.
L’ingombro, l’intreccio di cavi, i costi per acquisto/configurazione/manutenzione, la complessità… sono il passato.
In pratica, quando sottoscrivi il servizio di Centralino Virtuale per la linea telefonica della tua azienda, tutte le funzioni del “centralino classico” – oltre alle NUOVE funzionalità che ti sto per spiegare – si spostano sul Cloud e funzionano tramite la tua connessione internet.
Il tutto mediante un servizio che paghi con un piccolo canone mensile, che puoi portare mese per mese in contabilità senza dover pagare un costoso apparato all’inizio (il vecchio centralino fisico) salvo poi aspettare di scaricarlo tramite gli ammortamenti negli anni successivi (un bel vantaggio per il flusso di cassa aziendale).
Tornando un attimo a Netflix, hai bisogno di una TV connessa a internet per guardare i film in salotto. In modo analogo, anche per il Centralino Virtuale servirà un minimo adeguamento tecnico ai tuoi apparati telefonici.
Vediamo in cosa consiste.
Centralino Virtuale: quali telefoni usare
I telefoni fissi o cordless perfetti per l’utilizzo del Centralino Virtuale sono i telefoni IP, nei quali anche la “voce” corre lungo la linea dati (da qui deriva il termine VOIP: Voice Over IP).
In parole povere, ciascuno di questi telefoni IP risulterà sulla rete interna come una sorta di “computer” (passami il termine) al quale il sistema invierà i dati – cioè le chiamate.
E se hai dei telefoni analogici “tradizionali”, magari a cuffia per la reception? Devi buttarli via? Per fortuna no, lasciami spiegare.
Continuando il parallelismo con Netflix, se hai una TV che non si connette a internet puoi aggiungere un piccolo dispositivo da pochi euro che le consenta di farlo, rendendola di fatto una Smart-TV.
Lo stesso accade coi tuoi telefoni analogici (e coi fax). Si aggiunge il cosiddetto “Adattatore di Telefono Analogico” (ATA) e questo consente di collegarli alla tua rete interna. Ogni dispositivo connesso in questo modo diventa quindi simile ai telefoni IP.
Immagina ad esempio una struttura in cui sia difficile o costoso installare una LAN interna, come un hotel all’interno di un edificio storico. Basterà usare la linea telefonica già presente nelle singole camere, con l’aggiunta dell’ATA, ed ecco che anche lì diventa possibile utilizzare il Centralino Virtuale (senza nemmeno cambiare i telefoni sui comodini delle camere).
Ma c’è di più.
Il Centralino Virtuale permette anche di assegnare un “numero di interno” ai telefoni cellulari
Proprio così, tramite una APP dedicata puoi includere ogni smartphone che vuoi tra quelli collegati al Centralino Virtuale.
Significa che anche uscendo dall’ufficio per andare – ad esempio – a incontrare un cliente, per chi ti chiama al numero fisso o per le chiamate smistate dalla segretaria è come se tu fossi alla tua scrivania. Semplicemente, anziché rispondere dal telefono fisso rispondi dal cellulare.
Puoi attivare o spegnere questa “reperibilità” in un clic e di fatto lavorare in mobilità senza perdere nessuna chiamata importante. E come se non bastasse…
Se hai un solo numero di smartphone, ma non vuoi dare il tuo numero personale ai clienti e non vuoi complicarti la vita aggiungendo un secondo numero dedicato solo al lavoro, allora questa formula risolve tutti i tuoi problemi. Ai clienti dai il tuo numero fisso, loro ti chiamano lì e tu rispondi dallo smartphone anche se sei al mare.
Addirittura, gli imprenditori che devono dotare i loro manager e dipendenti di un numero aziendale possono risparmiarsi di comprare uno smartphone nuovo per ciascuno. Basta che i collaboratori installino l’APP sul telefono che già hanno e il gioco è fatto.
Il bello è che questa APP la puoi usare anche per computer e tablet: collega degli auricolari con microfono e diventeranno anch’essi dei telefoni collegati al tuo Centralino Virtuale!
È importante avere una linea business con banda minima garantita
Ti servirà per avere continuità nel servizio anche in caso di imprevisti, non è un caso se ne parlo con tutti i miei clienti prima di firmare un nuovo contratto.
E sarà meglio che questa banda minima sia adeguata al volume di telefonate che prevedi di gestire simultaneamente: si capisce che un call center gestirà molte più conversazioni di uno studio dentistico, quindi gli servirà una banda minima maggiore.
Ma come funziona il centralino virtuale, in concreto?
Il Centralino Virtuale gestisce tutte le telefonate sia in arrivo che in uscita, da ogni tipo di linea: linee “classiche”, linee ISDN e linee VOIP.
Tramite un piccolo apparato chiamato VOIP Gateway anche le conversazioni “del vecchio tipo” vengono trasformate in chiamate VOIP per essere gestite in modalità digitale tramite il servizio basato su Cloud.
A questo punto si potrà gestire il flusso di chiamate tramite il software dedicato, e ad esempio:
- impostare automazioni specifiche, come l’invio di una chiamata entrante da parte del cliente Pinco Pallino al suo commerciale di riferimento, la persona che ha sempre trattato con lui;
- registrare ogni volta che si vuole un messaggio da far ascoltare ai clienti in attesa, magari la descrizione dell’ultima promozione (rendendo così il Centralino Virtuale una sorta di “venditore” instancabile);
- sfruttare la musica o il messaggio di attesa in linea per intrattenere il cliente che ti chiama, mentre sei impegnato in un’altra conversazione (penso alle pizzerie, ai parrucchieri e ai centri estetici, che così non perdono più nemmeno una vendita: i clienti che trovano sempre occupato si stufano e chiamano i concorrenti!)
- utilizzare un unico centralino per tutte le sedi dell’azienda, azzerando il costo per le chiamate tra i dipendenti di sedi diverse – diventano tutte “chiamate interne”;
- comunicare con i dipendenti in smart working come se fossero in ufficio, poiché sposti il loro interno sul loro smartphone tramite l’APP;
- continuare a ricevere telefonate anche in caso di eventi sfortunati che impediscano di accedere agli uffici (alluvioni, quarantene forzate, ecc.): basterà collegarsi al servizio Cloud tramite un altro computer;
- restare sempre aggiornato, perché le migliorie vengono applicate “a monte” e il cliente finale se le ritrova già pronte ed attive (di nuovo, come accade per Netflix).
La lista delle possibilità è ben più lunga, direi che quasi OGNI AZIENDA può avere benefici e aumenti della produttività grazie ad un Centralino Virtuale. Basta solo citare il fatto che non si guasta mai, è immune ai disservizi causati da temporali e scariche elettrostatiche.
Se vuoi un approfondimento sul Centralino Virtuale e su come può far decollare la tua produttività ti conviene contattarmi facendo clic qui.
Oppure chiama il numero verde qui sotto:
Sarò ben felice di mostrarti in quanti e quali modi il Centralino Virtuale può risolvere i tuoi problemi, aumentare le vendite e migliorare il tuo lavoro. Ti aiuterò anche a capire se la tua linea fissa attuale è adeguata a questo servizio.
A presto e “a tutta fibra”,
Angelo Appolloni
Telefonia Semplice Business
P.S.
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