Come funziona il Centralino Virtuale e cosa devi sapere prima di sceglierne uno
Te lo dico sinceramente: lavoro da vent’anni nella telefonia e il centralino virtuale con telefonia VoIP è una delle migliori soluzioni di comunicazione aziendale che io abbia mai visto. Soprattutto ora, con il recente aumento della cultura del lavoro da remoto.
I sistemi Voice over IP (VoIP) stanno conquistando sempre più il mercato telefonico delle piccole e medie imprese (PMI)…
Non solo perché sono meno costosi dei vecchi sistemi PBX (private branch exchange) che si installavano nei sottoscala, ma perché sono principalmente “puri software”, il che li rende molto più flessibili.
Un sistema VoIP può fare tutto quello che faceva il vecchio PBX, ma meglio
Anzi, c’è una lunga lista di funzioni che puoi avere con il VoIP che semplicemente non sono possibili usando l’hardware locale, il che li rende ideali per la maggior parte degli uffici…
… soprattutto quelli con dipendenti in smart-working. Addirittura, anche il VoIP residenziale include funzionalità che sono semplicemente fantascienza per i sistemi telefonici convenzionali.
In questo precedente articolo ti ho spiegato le basi del sistema di centralino virtuale “su cloud” con tecnologia VoIP…
Dopo quella spiegazione generica del tema, utile per capire se questa soluzione fa al caso tuo, ora voglio scendere un po’ più nello specifico e parlarti di…
Tutto quello che devi assolutamente sapere per scegliere il centralino virtuale migliore per te
I centralini virtuali VoIP possono gestire tutte le tue comunicazioni vocali da un’unica console web, indipendentemente dal numero di interni di cui disponi, da dove si trovano i tuoi dipendenti o persino da quali dispositivi stanno utilizzando.
Puoi attivare anche funzionalità avanzate come la videoconferenza e la collaborazione in team su documenti come testi, presentazioni e fogli di calcolo. Molto comodo.
Ecco, ora unisci queste funzionalità a un sistema di prezzi basati su abbonamento – molto meno costosi di un centralino vecchio stile – e il VoIP vince questo confronto tagliando il traguardo a occhi chiusi e con un piede legato dietro la schiena.
Se questo era vero durante le prime, grosse ondate di pandemia – quando tanti dipendenti si sono trovati a lavorare da casa all’improvviso – ora sta diventando sempre più frequente che le aziende “tornino a consentire” il lavoro da remoto visti i numerosi vantaggi che ha dimostrato.
Pensa a quanti uffici in meno hanno avuto da pulire e riscaldare, a quante ore di traffico hanno risparmiato i dipendenti, a quanti “comfort” a carico dell’azienda ora sono a discrezione del lavoratore (caffè, acqua, bagno, ecc…)
Quindi, per farla breve…
Stanno mutando le abitudini di lavoro di tante aziende e il centralino VoIP è essenziale per questa trasformazione
Pensa, è talmente versatile che se vuoi utilizzare il VoIP sul PBX già presente in azienda, puoi farlo: ti basta scaricare un client softphone sul PC di ogni dipendente.
Questo semplice passaggio gli permette di utilizzare il suo computer proprio come farebbe con l’interno del telefono dell’ufficio.
I centralini virtuali possono anche supportare un call center per le vendite o il Servizio Clienti aziendale. In più, spesso vengono connessi con e attraverso una serie di altri canali di comunicazione, come chiamate in conferenza, fax, comunicazioni mobili, messaggi di testo, videoconferenze e telefoni wireless.
Ma non finisce qui.
Parlando di funzionalità avanzate tramite applicazioni software, abbiamo anche la collaborazione dei partecipanti alle riunioni condivise, la trascrizione da dettatura vocale a e-mail e la registrazione delle chiamate, con tanto di “log” ossia dati storici di ciascuna conversazione.
Ma ancora non ti ho parlato di uno dei vantaggi più interessanti di questa soluzione…
Il centralino virtuale non ha costi di riparazione e l’assistenza è fulminea
Se per caso c’è un problema, il cliente contatta il fornitore del servizio che provvede praticamente in tempo reale a risolvere l’intoppo o a dare assistenza su come si usa il centralino in cloud.
Se poi la situazione è particolarmente grave e richiede più tempo, comunque tutto avviene “a monte” e il cliente finale non ha bisogno di aspettare – e pagare – la visita di un tecnico in azienda. Verrà semplicemente avvisato quando il problema è stato risolto.
Ora, se stai pensando di buttare il vecchio centralino fisico PBX per passare ad un sistema più moderno, eccoti qualche consiglio su…
Come scegliere le funzionalità del tuo centralino virtuale con sistema VoIP
Prima di tutti devi capire esattamente come vuoi che la tua azienda utilizzi il nuovo sistema telefonico. Guarda il tuo sistema attuale e decidi se:
- manterrai tutte le funzioni tali e quali
- aggiungerai una o più delle funzionalità esclusive del VoIP
- manterrai anche una parte dei vecchi apparati. Questa te la spiego meglio.
A volte non prevediamo una sostituzione totale del vecchio “hardware”… se non altro perché alcune parti del sistema telefonico esistente non possono essere facilmente sostituite con softphone o persino telefoni VoIP desktop.
Immagina ad esempio un ambiente di produzione pesante con attività all’aperto, o comunque rumore costante, come un cantiere edile o una fabbrica metalmeccanica…
Ecco che i tuoi vecchi telefoni robusti, magari per esterni, potrebbero essere esattamente ciò di cui hai bisogno quindi vuoi mantenerli. Nessun problema, è possibile collegarli al centralino virtuale e quindi unire il vecchio al nuovo.
Ti sembra ci siano troppe “variabili” da valutare?
Ecco perché, durante la pianificazione…
È importante coinvolgere i tuoi collaboratori nella scelta delle funzioni del centralino virtuale
In particolare, il personale IT e gli addetti alla protezione dei dati. Considera che le tue chiamate vocali d’ora in poi saranno effettive comunicazioni di dati.
Ma devi anche includere i lavoratori che utilizzeranno materialmente il sistema per svolgere il lavoro, in particolare il lavoro che genera entrate e coinvolge i clienti. Non vorrai avere intoppi in quest’area dell’azienda, vero?
Questi collaboratori hanno intuizioni inestimabili su ciò che è davvero necessario rispetto a ciò che è semplicemente fantastico e nuovo…
E anche se lo dico contro il mio interesse, dovresti attivare solo i servizi che davvero migliorano la tua produttività e la soddisfazione di clienti e dipendenti.
Ricorda, un sistema VoIP è molto più di un nuovo set di telefoni: queste piattaforme hanno elenchi di funzionalità interminabili, ma…
…un consulente “poco onesto” potrebbe spingerti ad attivare servizi che faranno salire il prezzo complessivo del canone senza generare un vero ritorno per te.
Non farti incantare dal giocattolo nuovo (un problema che affligge più uomini che donne, devo ammettere!) e scegli solo ciò che ti migliora il lavoro e la vita in azienda.
Per evitare che ciò accada, devi saper rispondere a questa domanda.
Cos’è esattamente il centralino virtuale con sistema VoIP?
Lasciami essere un pochino tecnico, ma prometto che la spiegazione sarà semplice.
VoIP (Voice over Internet Protocol) è un metodo per digitalizzare la voce e quindi inviare le informazioni digitali su una rete IP.
Le informazioni vocali analogiche vengono codificate utilizzando un software, inviate tramite la rete dati e quando arriva il momento di riportare il segnale digitale in analogico – in modo che sia comprensibile per gli umani – un altro software fa questo lavoro.
Perché questo circo funzioni, c’è bisogno di un mezzo per instradare le chiamate tra gli utenti dell’azienda o verso il mondo esterno. In un sistema basato su cloud, questo viene gestito da un PBX virtuale.
Qualunque sia il fornitore che fornisce la linea voce e dati alla tua azienda, esso gestisce anche un ENORME “centralino” in un data center da qualche parte nel mondo…
…e ne dedica un po’ alla tua organizzazione in cambio del canone di abbonamento.
Di fatto, stai già ricevendo una specie di servizio di centralino in cloud, ma limitato alle semplici telefonate che hai sempre fatto. Nessuna vera funzione di centralino virtuale è ancora attivata.
In parole povere, stai condividendo un grande centralino con gli altri clienti del tuo provider – ed ora ne usi una minima parte – ma se attivi il centralino virtuale vero e proprio, a tutti gli effetti la tua esperienza è che sembrerà dedicato solo a te.
Esattamente come per gli spazi di archiviazione su Google Drive o Dropbox, la filosofia è la stessa. E se ti trovi bene con Google Drive o Dropbox, ti troverai bene anche con il tuo nuovo centralino virtuale.
Bene, ora ne sai un po’ di più e puoi fare una scelta saggia e remunerativa. Se credi che io possa esserti utile, magari contattami in agenzia e chiedimi tutto quello che vuoi sapere sul centralino virtuale e sui sistemi VoIP.
Oppure chiama il numero verde qui sotto:
Ti aiuterò anche a capire se la tua connessione di rete fissa attuale è adeguata al servizio di centralino virtuale che serve alla tua azienda.
A presto e “a tutta fibra”,
Angelo Appolloni
Telefonia Semplice Business
P.S.
Io consiglio ai miei clienti di attivare una robusta connessione in fibra ottica presso l’azienda. Da te arriva? E hai la migliore disponibile nella tua zona? Scopri come verificarlo in questo articolo del mio blog.
